De factuur

Hierna vindt u de voornaamste zaken die men dient te kennen voor het opmaken van een factuur

 

1.

   

Verplichting tot factureren

2.

 

Tijdstip van uitreiking

3.

 

Verplichte vermeldingen

4.

 

handtekening

5.

 

taalwetgeving

6.

 

creditnota's

7.

 

voorschotfactuur

8.

 

geregistreerde aannemers

9.

  Duplicaat factuur

10.

 

Goederen gratis meegeleverd

11.   Sancties, boetes

12.

Facturen elektronisch versturen

 

Losse beschouwing :

verjaringstermijn

Vage facturen zijn niet fiscaal aftrekbaar

Wanneer is de BTW opeisbaar ?

Facturen en aftrek :  arrest Europees HvJ

artikel Accountancy&Fiscaliteit :  BTW-aftrek :  vereiste van een formeel correcte factuur  (artikel wachtwoordbeveiligd)

artikel Accountancy&Fiscaliteit :  Het belang van correcte factuurvermeldingen bevestigd   (artikel wachtwoordbeveiligd)

artikel Accountancy&Fiscaliteit :  Facturering door de "Groothandel" en "Kleinhandel"   (artikel wachtwoordbeveiligd)

 

 

 

Facturatieverplichting

In het burgerlijk of het handelsrecht zijn geen wettelijke bepalingen opgenomen die een leverancier van goederen of dienst er toe verplichten facturen uit te reiken. Er wordt evenwel vrij algemeen aangenomen dat een klant van zijn leverancier een factuur kan vragen. Dit heeft vooral belang in die gevallen waar het fiscaal recht, en meer bepaald de BTW-wetgeving, niet voorziet in een factureringsverplichting.

Het is algemeen aanvaard dat, wanneer er geen wettelijke verplichtingen zijn tot facturering en de klant vraagt expliciet naar een factuur, er de aan de uitreiking gerelateerde kosten worden doorgerekend.
Echter, volledigheidshalve, dient te worden vermeld dat art.37 van de Handelspraktijkenwet een verplichting voor de verkoper invoert om gratis een bewijsstuk af te leveren aan de consument die hierom verzoekt.


De BTW-plichtigen, met uitzondering van diegenen die geen enkel recht op aftrek van BTW hebben, zijn gehouden een factuur of een als zodanig geldend stuk uit te reiken voor de door hen verrichte leveringen van goederen en voor de door hen verstrekte diensten.   Met andere woorden :  FACTUREREN IS DE REGEL,  niet factureren de uitzondering.

De factuur kan opgesteld worden door de (1) BTW-plichtige zelf, (2) door zijn klant of (3) door een derde.

Er dient enkel een factuur te worden opgesteld voor de handelingen waarvoor het recht op BTW-aftrek bestaat.



ONTHEFFING VAN DE VERPLICHTING tot uitreiking factuur

De BTW-plichtige is ervan ontheven een factuur uit te reiken wanneer hij goederen levert of diensten verstrekt aan natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privee-gebruik.  
 


UITZONDERINGEN :
De ontheffing is uitdrukkelijk niet van toepassing op de hierna vermelde handelingen :

Terug naar Boven

 

Tijdstip van uitreiking

De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de BTW opeisbaar is (lees : veelal gelijk aan de maand van de levering van de goederen of de dienst)

Terug naar Boven

 

Verplichte vermeldingen

Het is voornamelijk de BTW-reglementering die specifieke vormvereisten van de factuur vastlegt.
 

De specifiek verplichtingen omtrent de werken met een fiscaal vertegenwoordiger zijn niet opgenomen !

--> LINK naar de mogelijke artikels in het BTW-wetboek inzake vrijstellingen

        SCHEMATISCH OVERZICHT VAN DE VERPLICHTE VERMELDINGEN

 

LET OP   Voor alle inkomende intracommunautaire dienstverrichtingen (inkomende facturen mbt erelonen, transport, ...)  dient u ZELF op de factuur te vermelden  "BTW te voldoen door de medecontractant, BTW-wetboek art.51§2"

 

SPECIFIEK GEVAL :  aankopen van particulieren (Niet-BTW-plichtige personen)   DEBETNOTA

Bewijsstuk nodig. Belangrijk is dat u een bewijsstuk moet hebben van de aankoop. U moet een debetnota kunnen voorleggen. De particulier stelt dus een document op waar hij "debetnota" op zet. Op deze debetnota vermeldt hij duidelijk uw gegevens als koper en ook zijn eigen gegevens. Daarnaast moet er een gedetailleerde omschrijving op staan van de goederen die u koopt (bv. het type pc en printer, enz.). Ook de prijs (dus zonder BTW) moet er duidelijk op vermeld staan. U betaalt ofwel contant en dan zet de verkoper op de debetnota bv. "voldaan" of anders betaalt u gewoon via de bank. Let op ! Koopt u met een vennootschap, laat de verkoper dan de debetnota opmaken t.a.v. uw BVBA.

 

Terug naar Boven

 

Handtekening

In principe is geen handtekening vereist. Indien een factuur toch wordt ondertekend, dan gaat men er van uit dat de schuldeiser hiermee bedoelt dat de factuur is vereffend ! Het verdient dan ook de aanbeveling om, indien een factuur wordt gehandtekend zonder dat hier een kwijting mee wordt aangeduid, te vermelden waarom de handtekening werd aangebracht !

Bij facturering van overheidsopdrachten (tenzij er vrijstelling van certificatie werd verleend) wordt steeds geëist dat de factuur wordt ondertekend.
Het K.B.  dd 19/03/03  (B.S. 04/04/2003)  heeft deze verplichting tenietgedaan vanaf 01/06/2003.
 

Terug naar Boven

 

Taalwetgeving

De factuur moet opgesteld worden in de taal van het rechtsgebied waar de exploitatiezetel of onderscheiden exploitatiezetels zijn gevestigd

Terug naar Boven

 

Creditnota's

de vermeldingen op de creditnota's lopen quasi parallel met deze van de facturen; echter, enkele specifieke aanvullingen dienen te worden aangebracht :

Terug naar Boven

 

Voorschotfactuur

Een voorschotfactuur dient te worden opgemaakt MET de aanrekening van BTW !

De uiteindelijke factuur dient melding te maken van de eerder opgestelde voorschotfactuur !
 
De verrekening van de voorschotfactuur (in de eindfacturatie) dient te gebeuren op basis van de exclusieve bedragen.   DUS VOOR BTW-BEREKENING.
 

Terug naar Boven

 

Geregistreerde aannemers

Bij werken aan particuliere woningen ouder dan 5 jaar waarbij het BTW-tarief van 6% toepasselijk is dient het attest bij de factuur te worden bewaard. Wanneer reeds een attest werd afgeleverd voor hetzelfde onroerend goed dan kan verwezen worden naar de factuur waaraan het eerder opgemaakte attest refereert.

Steeds op de factuur melding maken van de plaats waar de werken zijn uitgevoerd.
Ook de vermelding van uw registratienummer is verplicht.
 

Terug naar Boven

 

Duplicaat factuur

Wanneer de originele factuur door toeval is verloren gegaan of vernietigd, dient aan de leverancier of de dienstverrichter een dubbel van de factuur te worden gevraagd, die in alle opzichten overeenstemt met het oorspronkelijk stuk (ook wat de datum betreft).

Deze kopie van de factuur moet worden aangevuld met de volgende vermelding: 'Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974'  + dagtekening + handtekening

Zonder deze vermelding kan de BTW geweigerd worden !

Terug naar Boven

 

Goederen  GRATIS  meegeleverd

Het tolerantieregime dat de BTW-administratie in het geval van gratis meegeleverde goederen hanteert is afhankelijk van bepaalde voorwaarden.  Eén van de voorwaarden is dat de factuur die aan de klant wordt uitgereikt voor de verkoop uitdrukkelijk en gedetailleerd melding moet maken van de aard van het gratis meegeleverd goed en van de dienst die de verkoper er zich verbonden heeft zonder prijsverhoging te verstrekken.

Terug naar Boven

 

Sancties, boetes

Boetes voor niet-juiste, onconforme facturatie  (BTW KB 44  toepassing dd 10/10/02) :

Overtreding inzake het uitreiken van de factuur 50 EUR per factuur
Louter toevallige onregelmatigheden  25 EUR per overtreding  
Andere onregelmatigheden  125 EUR per overtreding  

Terug naar Boven

 

Elektronisch versturen van facturen

Sinds 01/01/2010 kan men vrij bepalen welke methode voor u het meest geschikt is om de authenticiteit en de integriteit van de elektronische facturen te waarborgen.   In principe geeft allen een elektronische handtekening 100% zekerheid, maar in de praktijk zullen de meeste controleurs ook een e-mail met als bijlage een factuur in de vorm van een (eventueel extra beveiligd) pdf-bestand beschouwen als een geldige elektronische factuur. 

LET OP !!   de klant moet akkoord gaan om zijn facturen elektronisch te ontvangen.

BEWARING :  De regels inzake bewaring van facturen blijven ongewijzigd.   Elektronische facturen moeten, net als papieren facturen, in principe bewaard worden gedurdende zeven jaar vanaf 1 januari volgen op de factuurdatum (art.60, §1 WBTW).   Facturen die elektronisch verzonden worden moeten ook elektronisch bewaard worden zowel door de ontvanger als door de verzender.

Terug naar Boven

 

Losse beschouwing

Verjaringstermijn

In principe tien jaar. Nogal wat mensen denken dat een factuur na één jaar verjaard is en dat ze dan niet meer moeten betalen. Maar dat is evenwel zelden het geval. Als algemene regel geldt immers dat de meeste facturen tussen zelfstandigen na verloop van tien jaar verjaren.

Vanwaar het misverstand ? Ook in de relatie handelaar-particulier is de algemene verjaringstermijn tien jaar. Slechts in heel uitzonderlijke gevallen geldt daar evenwel een verjaringstermijn (eigenlijk een "vermoeden van betaling") van één jaar. Maar het gaat dan echt om uitzonderlijke gevallen waar normaal gezien niet gefactureerd wordt, zoals bv. verkopen door de melkboer, bakker, visboer of groenteboer. Een particulier die bv. na drie jaar nog een factuur van zijn aannemer krijgt zal dus wel nog moeten betalen. Maar soms is de verjaringstermijn een stuk korter dan tien jaar. We overlopen de belangrijkste gevallen.

Soms vijf jaar. In een aantal specifieke gevallen heeft de wetgever evenwel een kortere verjaringstermijn voorzien van vijf jaar. Dat is het geval voor advocaten en deskundigen. Om hun ereloon op te eisen hebben advocaten immers slechts vijf jaar de tijd vanaf de beëindiging van hun taak.

Soms één jaar of nog minder. Een heel belangrijke uitzondering in de praktijk is de indexering van de huur. Een verhuurder die vergeet te indexeren kan slechts één jaar teruggaan voor het indexeren van de huur. Gaat het om zgn. woninghuur (de huurder is er o.a. gedomicilieerd), dan bedraagt deze termijn zelfs maar drie maanden. Ook voor de horeca (hotels, restaurants, cafés) geldt een bijzonder korte termijn van zes maanden. Die termijn van zes maanden geldt evenwel niet voor alcoholische dranken waarvoor men totaal niets meer kan opeisen zodra de klant de zaak heeft verlaten.

Let op ! Als u naar de rechtbank moet binnen de verjaringstermijn (u wordt dus gedagvaard), dan begint de verjaring weer helemaal vanaf nul te lopen.

Bron:  Tipmail nr.60

 

 

Vage facturen zijn niet fiscaal aftrekbaar

 

Ten onrechte wordt vaak gesteld dat alle uitgaven en lasten die een rechtspersoon maakt aftrekbare lasten zijn. Net zoals bij natuurlijke personen moeten in

artikel WIB 92 geformuleerde voorwaarden  inzake aftrekbaarheid worden nageleefd. De belastingsplichtige  draagt de bewijslast terzake. Het bedrijfsmatig karakter is niet bewezen wanneer de facturen vaag zijn en de prestaties niet kunnen worden gestaafd (Hof van Beroep te Antwerpen, 19.12.2000).

 

 

Feiten

 

Bij een controle bij een Belgische vennootschap, de NV P., importeur van oliekachels, verwerpt de fiscus voor de aanslagjaren 1991 en 1992 diverse facturen van een andere Belgische vennootschap, de NV H, op grond van het feit dat de echtheid van de bedragen niet was aangetoond. Bedoelde facturen hadden betrekking op kosten die de NV H., een kleinhandelaar die de producten van de NV P, verkocht op  de Belgische markt, had gemaakt en vervolgens had doorgefactureerd aan de NV. P. De gefactureerde bedragen werden zeer vaag omschreven. Zo was een bedrag van 775.000 BEF (19.211 eur) gefactureerd voor een beweerdelijke telefonische enquête in een niet eens nader omschreven periode.

Daarnaast was een belangrijk bedrag aan publiciteitskosten oorspronkelijk op naam van de gedelegeerde bestuurder van de NV P gefactureerd, die het bedrag vervolgens aan de NV P factureerde. Laatstgenoemde factureerde deze kosten dan door aan de NV H, die ze op het einde van het jaar voor een afwijkend bedrag opnieuw doorfactureerde aan de NV P. De belastingplichtige argumenteerde dat de fiscus niet gerechtigd was zich in te laten met de opportuniteit van de gemaakte kosten, en dat deze kosten dan ook ten onrechte werden onderworpen.

 

Standpunt fiscus

 

Volgens de fiscus waren de voorwaarden inzake fiscale aftrekbaarheid van artikel 49 W.I.B. 92 niet vervuld.

Inzonderheid was de echtheid ervan niet bewezen. In de directoriale beslissing wordt tevens gesteld dat ook het bedrijfsmatig karakter niet was aangetoond, aangezien het een loutere doorrekening van kosten betrof.

Inzake aftrekbare kosten ligt de bewijslast dat aan de voorwaarden voor aftrekbaarheid voldaan is, volledig bij de belastingplichtige. En dit bewijs werd niet geleverd. Ook in de bezwaarfase blijft de fiscus haar standpunt trouw. Nadat ook het bezwaarschrift werd afgewezen, wordt het dossier overgemaakt aan het Hof van beroep te Antwerpen.

 

Standpunt Hof

 

Ook het Hof  van Beroep oordeelde dat de voorwaarden van artikel 49 W.I.B. 92 niet vervuld waren. Het feit dat slechts voor het eerst in de directoriale beslissing door de fiscus wordt opgeworpen dat de belastingplichtige evenmin het bewijs leverde van het bedrijfsmatig karakter van de kosten, vormt voor het Hof geen probleem. In een directoriale beslissing die de stellingname van de taxatieambtenaar bevestigt, mag de Gewestelijke Directeur immers bijkomende elementen inroepen die bedoelde stelling staaft. Tevens benadrukt het Hof dat een opportuniteitscontrole van de kosten duidelijk moet onderscheiden worden van het nazicht van de wettelijke voorwaarden inzake aftrekbaarheid van lasten. In casu was er geen sprake van enige opportuniteitscontrole. uit het loutere feit dat de kosten worden gedragen, kan geenszins worden afgeleid dat zij aftrekbare beroepskosten uitmaken

 

Commentaar

 

Uitgaven en lasten die niet overeenstemmen met de beroepsmatige behoeften en dus niet tot doel hebben inkomsten te verwerven of te behouden, kunnen worden verworpen of herleid tot een lager bedrag.

 

In het verleden heeft het Hof van Cassatie meermaals benadrukt dat ook voor vennootschappen kosten slechts aftrekbaar zijn wanneer zij inherent zijn aan haar activiteiten. Sommige rechtspraak gaat nog een stap verder en eist dat de activiteiten noodzakelijkerwijze verbonden zijn met het maatschappelijk doel.

Dit arrest bevestigt nogmaals het belang om de geleverde prestaties en diensten zo precies mogelijk te omschrijven en het bedrag te staven aan de hand van de effectief gepresteerde diensten. Vage en onduidelijke formuleringen of anti-dateringen leiden vaak tot argwaan bij de administratie. Het beroepsmatig karakter wordt in de regel niet  zomaar vermoed. Een uitzondering op de regel is ongetwijfeld het arrest van het Hof van Beroep te Gent waarin de aftrekbaarheid van een vergoeding die een oogarts aan zijn middelenvennootschap betaalde aanvaard werd op grond van de loutere overweging dat zij noodzakelijk voor de praktijk was. In het merendeel der gevallen nemen de hoven echter een veel strenger standpunt in, inzonderheid wanneer ofwel de diensten niet gespecificeerd zijn ofwel de vergoeding niet uitsplitsbaar is over de geleverde prestaties.

 

Tip

 

Ook bij vennootschappen worden kosten niet automatisch geacht een beroepsmatig karakter te hebben. Een duidelijke omschrijving van de facturen is dan ook van zeer groot belang.  Vage en onduidelijke formuleringen of anti-dateringen leiden erg vaak tot argwaan bij de Administratie en lokken onnodige en soms dure controles uit.

 

 

Wanneer is de BTW opeisbaar ?

artikelen 17 en 22 WBTW

De BTW wordt opeisbaar op het tijdstip van de levering van het goed of op het tijdstip van de voltooiing van de dienst. Ten aanzien van doorlopende diensten, is de BTW opeisbaar op het tijdstip van het verstrijken van de periode waarop een afrekening of betaling betrekking heeft.

De BTW is subsidiair opeisbaar bij facturatie van de prijs of van een deel van de prijs, dan wel bij ontvangst van de prijs of een deel van de prijs. Nieuw is dat de subsidiaire oorzaak van opeisbaarheid van de BTW ingevolge contractuele vervaldag van de prijs of van een deel van de prijs, vervalt.

Ten aanzien van leveringen of diensten aan particulieren, wordt de BTW opeisbaar naar mate van de incassering van de prijs.

Ten aanzien van intracommunautaire leveringen wordt de BTW opeisbaar de vijftiende dag van de maand die volgt op deze waarin de levering heeft plaatsgehad. De BTW wordt subsidiair opeisbaar op het tijdstip van facturatie.

 

 

Facturen en aftrek : er is nieuws

Auteur: Thierry Noël, PricewaterhouseCoopers Tax Consultants
Datum: 13/04/2004

Iedere belastingplichtige weet dat hij over een factuur moet beschikken (in principe uitgereikt door zijn leverancier of dienstverrichter, overeenkomstig de BTW-wetgeving inzake facturering) om zijn recht op aftrek van BTW te kunnen uitoefenen. Het Europees Hof van Justitie heeft zeer recent dit principe (lichtjes) ingeperkt.

Achtergrond

Meer dan één belastingplichtige heeft zich tijdens een BTW-controle wel eens in deze onaangename situatie bevonden : de controleur eist de verschuldigde BTW op sommige diensten - vaak zogenaamde intellectuele diensten bepaald in artikel 21, § 3, 7° van het BTW-wetboek - verricht door een dienstverrichter, die niet in België is gevestigd. Uiteraard wordt in dit geval de verschuldigde BTW door de controleur verhoogd met boetes en intresten. De zaken worden nog erger voor onze onfortuinlijke belastingplichtige, wanneer hij verneemt dat hij de door hem verschuldigde BTW niet kan aftrekken, omdat hij niet beschikt over een factuur uitgereikt door zijn leverancier of omdat de factuur niet de verplichte vermeldingen, opgesomd in artikel 5 van het Koninklijk Besluit nr. 1, bevat.

In het kader van de internationale handel komt dergelijke situatie echter regelmatig voor. Enerzijds kunnen de belastingplichtigen die gevestigd zijn in andere Lidstaten van de Europese Unie, niet altijd een grondige kennis hebben van de Belgische wetgeving (en dan meer bepaald van haar Koninklijk Besluit nr. 1). Anderzijds hebben bepaalde landen, zoals de Verenigde Staten, geen BTW-systeem. In deze landen is het uitreiken van een factuur geen «Pavlov reflex», en zeker niet als de handeling aanleiding geeft tot regelmatige betalingen, waarvan het bedrag en de frequentie contractueel geregeld zijn, zoals bijvoorbeeld het geval is voor royalties.

Niettegenstaande deze overwegingen, ziet de Belgische belastingplichtige die niet over een geldige factuur beschikt voor de handelingen waarvan hij als klant de BTW verschuldigd is, zich verplicht om de BTW af te dragen, die hij vervolgens niet mag aftrekken.

Visie Europees Hof van Justitie

De Belgische controleurs zijn duidelijk niet de enigen die dit onaangenaam standpunt hebben ingenomen. Duitsland deelt deze mening, zoals blijkt uit een rechtszaak waarover het Hof zich net heeft uitgesproken.

In casu beschikte de heer Bockemühl, die als klant schuldenaar was van Duitse BTW, net zoals de denkbeeldige Belgische belastingplichtige uit ons voorbeeld hierboven, niet over een factuur. Zijn recht of aftrek waarover hij dacht te beschikken, werd hem door de Duitse Administratie - die hem verplichtte tot het betalen van de BTW - geweigerd, op het moment dat hij dit wilde uitoefenen. De heer Bockemühl legt zich hierbij echter niet neer en uiteindelijk belandt de zaak voor het Europees Hof van Justitie.

Wanneer het Hof met dit geval geconfronteerd wordt, verwijst het naar een principe dat in het verleden reeds meerdere keren is uiteengezet, namelijk het beginsel dat de BTW-aftrek beoogt om de ondernemer volledig te ontlasten van de in het kader van al zijn economische activiteiten verschuldigde of betaalde BTW. Derhalve mag dit principe zo weinig mogelijk worden beperkt.

De Lidstaten hebben natuurlijk het recht om, in geval van toepassing van de verleggingsregeling, enkele formaliteiten op te leggen, met de bedoeling om de uitoefening van het recht op aftrek van de belastingplichtigen, te controleren. Doch, deze bevoegdheid is slechts geoorloofd, indien de opgelegde formaliteiten niet zo talrijk of technisch zijn, dat ze het praktisch onmogelijk of overdreven moeilijk maken om het recht op aftrek alsnog uit te oefenen.

Zonder twijfel geïnspireerd door de datum, oordeelt het Hof ironisch genoeg dat vanaf het moment dat de Belastingadministratie over de nodige gegevens beschikt om vast te stellen dat de belastingplichtige de BTW moet voldoen als ontvanger van de betrokken dienst, ze geen nadere voorwaarden mag opleggen m.b.t. het recht op aftrek van de belastingplichtige, die als gevolg hebben dat dit recht tot niets wordt herleid.

Vervolgens besluit het Hof - in tegenstelling tot wat de advocaat-generaal beweert - dat een belastingplichtige die gehouden is tot het voldoen van BTW als ontvanger van een dienst, overeenkomstig artikel 21, punt 1 van de Zesde Richtlijn, niet verplicht is om over een factuur te beschikken, uitgereikt in overeenstemming met artikel 22, lid 3 van voormelde richtlijn, om zijn recht op aftrek te kunnen uitoefenen.

Besluit

Dit arrest is zeer belangrijk, in die zin dat het de Administratie zal verplichten om haar standpunt, dat gedurende verscheidene jaren onaantastbaar was, volledig te herzien.

Bovendien kunnen de belastingplichtigen die in het verleden geconfronteerd zijn geweest met bovenvermelde situatie, of met gelijkaardige situaties, zich op dit arrest beroepen om de betaalde BTW af te trekken. Indien evenwel de BTW effectief werd betaald, maar de aftrek werd geweigerd, omdat de belastingplichtige niet over een correcte factuur beschikte, kan hij op basis van dit arrest, zowel de BTW als de boetes en intresten die hij in het verleden heeft moeten betalen, terugvragen.

 

Bron: H.v.J. 1 april 2004, nr. C-90/02 (Finanzamt Gummersbach/ Gerhard Bockemühl).
--->  ARTIKEL UIT www.taxtoday.be
 

artikel Accountancy&Fiscaliteit :  BTW-aftrek :  vereiste van een formeel correcte factuur  (artikel wachtwoordbeveiligd)

artikel Accountancy&Fiscaliteit :  Het belang van correcte factuurvermeldingen bevestigd   (artikel wachtwoordbeveiligd)

 

Terug naar Boven